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发票基础知识、开票流程、注意事项


格雷创科技 / 2012-03-23

        发票是指在购销商品,提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具,收取的收付款凭证. 发票的主管机关:《中华人民共和国税收征收管理法》第二十一条规定,税务机关是发票的主管机关,负责发票印制,领购,开具,取得,保管,缴销的管理和监督.单位,个人在购销商品,提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中,应当按照规定开具,使用,取得发票. 发票式样的确定:发票的式样包括发票所属的种类,各联用途,具体内容,版面排列,规格,使用范围等.在全国范围内统一式样的发票,由国家税务总局确定.在省,自治区,直辖市范围内统一式样的发票,由省级税务机关确定.  

什么叫开票资料?

1、购货单位名称;2、纳税人识别号;3、地址、电话:;4、开户银行及帐号; 5、货物(劳务)名称、规格、单位、单价、数量、金额等。 这些都是开票的基本资料,也是必须资料,没有这些资料将无法开出或开入发票。 

开票一般流程

1、营销商提出开票申请(可以设计统一申请表)传真给销售部门文员或相关人员;

2、销售部门审核后,转财务部 ;

3、财务部应收账款管理员审核到款、发货情况确认是否可以开票;

4、财务部经理签字确认;

5、税务会计开票并登记,发票联、抵扣联交收款人员(看公司如何规定)、财务记账联交销售会计。这个过程都要登记签收,否则发票遗失不好界定责任;

6、出现你说的这种情况,应该是你公司发票没有及时入账造成的,当然有的公司开票业务很多,集中到月底汇总入账,这时你可以增加一个流程,每开完一批票后,给应收款管理人员一份清单。 

一、发票填写的规范要求

1、在填写发票时,必须做到按日期、号码顺序填开,填开项目齐全,内容真实、字迹清楚,全部联次一次复写,内容完全一致,并在发票联加盖发票专用章。

2、填写发票必须在发生经营业务确认营业收入的实际日期开具发票,不能提前,也不能推后,要做到当天开取。

3、填写货物名称或收入项目,应该按货物名称、金额逐项填写,不能怕麻烦而从简。填写规格、计量单位、数量、单价时,必须按实际或标准填写。如型号必须是销售货物的实际型号,计量单位是套或台或个须填写清楚。

4、小写金额数字的填写规范:填写发票时,大小写金额必须一致,不能填写小写,不写大写,也不能填写大写,不写小写。填写大写遇到金额为零时,例:¥100.50元,中间有0或末尾有0,均不可用 代替,正确的填如下:壹佰零拾零元伍角零分。小写金额栏阿拉伯数字末填写到最高位的,在数字的前一位填写人民币符号“¥”。

5、开具发票的过程中,如有涂改必须作废重新开具。发票作废必须是原发票联次四联并存,装订在一起。

二、填开发票的“八不准”规定

1.不准大头小尾。所谓“大头小尾”是指发票填开人将复写发票分联分别填写,发票或付款报销联开大金额,而存根联、记账联则开小金额。

2.不准转借代开。所谓转借代开,是指填开始票单位或个人之间相互转借发票或超越工作职责范围,徇私情违章替别人开具发票。

3.不准“卖甲开乙”。所谓卖甲开乙,是指发票填开人为了迎合顾客的要求,故意将甲写成乙,帮助他人弄虚作假。

4.不准拆本使用。所谓拆本使用,是指用票部门将整本发票拆开零星使用。它极易造成发票丢失,不易管理。

5.不准错位开票,所谓错位开票,是指填开发票部门未按发票的最高面额开票。例如:开百元的发票不能在千元发票上开具,十元的不能在百元发票上开具。

6.不准涂改套用,所谓涂改套用,是指开票部门由于填写错误,为了简化工作而自行在原发票上作涂改。

7.不准开具空白发票。

8.不准处自行开具公司经营业务范围以外的发票。  

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